AVG-privacy

VOLEVO en Privacy
VOLEVO wil zorgvuldig omgaan met de persoonsgegevens van onze (ex-)leden en daarom binnen de geldende wetgeving opereren.

Wat is privacy
Privacy is iemands recht om met rust te worden gelaten. Dit betekent ook dat we niet zomaar iemands persoonlijke gegevens (mogen) gebruiken. Een persoonsgegeven is ieder gegeven over een levende en identificeerbare persoon. Het gaat dus om álle informatie over een persoon.

Welke persoonsgegevens heeft VOLEVO van de leden nodig?
Om lid te kunnen zijn van VV Haaglanden hebben we de volgende gegevens van iemand nodig:

  • naam, adres, woonplaats
  • pasfoto (geldt niet voor recreanten, trainingsleden, leden van de speeltuin)
  • telefoonnummer
  • mailadres
  • geboortedatum
  • geslacht
  • bankrekeningnummer
  • Bij jeugdleden: mobiel nummer en mailadres van ouders

Elk (ex-)lid heeft recht op inzage in de gegevens die we van hem/haar hebben opgeslagen. Ook mag er een verzoek worden gedaan om deze gegevens te wissen. Voor leden betekent dat overigens dat ze dan ook niet langer lid zijn van de vereniging kunnen zijn.

Wat doet VOLEVO met de persoonsgegevens van leden?
Deze gegevens gebruiken we voor onszelf om de leden te kunnen identificeren en om met ze te kunnen communiceren, contributie te laten betalen en te weten waar ze kunnen en mogen spelen. We zijn verplicht om al deze gegevens te delen met de Nederlandse Volleybalbond (Nevobo). De Nevobo kent alle leden een bondsnummer toe. De Nevobo heeft aangegeven aan de wettelijke eisen inzake privacy te voldoen en zorgvuldig met uw gegevens om te gaan. Naam, foto en Nevobo-nummer komen (verplicht) op een spelerspas te staan. Die spelerspas is nodig ter controle bij wedstrijden.

We slaan de in de vorige paragraaf genoemde gegevens op in SportLink. Dat is een administratief webbased IT-systeem waarin we de gegevens over de leden en de financiën van de club beheren. Dat is (deels) verplicht opgelegd door de Nevobo. Ook SportLink verklaart de gegevens conform de geldende wetgeving te beheren.

Het kan overigens zijn dat we de gegevens van de leden onderbrengen bij een organisatie die namens de vereniging administratieve taken uitvoert. In dat geval zal ook die organisatie moeten garanderen dat zij aan de wettelijke eisen inzake privacy voldoet.

Alleen met (eenmalige) toestemming  plaatsen we foto’s en namen op de website van de club, de facebookpagina, instagram, twitter, youtube en whatsapp. We delen de bovengenoemde gegevens niet met derden, tenzij daar expliciete toestemming voor is gegeven door de betreffende personen.

Een ieder mag zijn toestemming te allen tijde wijzigen of intrekken, zonder daarvoor een toelichting te hoeven geven.

We hebben de wijze waarop wij omgaan met persoonsgegevens neergelegd in onze privacyverklaring.

Wie hebben binnen VOLEVO allemaal toegang tot privacygevoelige gegevens?
Om goed te kunnen werken beschikken de volgende mensen over de persoonsgegevens van de leden:

  • Alle bestuursleden
  • Ledenadministratie
  • Wedstrijdsecretaris (m.u.v. de bankrekening)
  • Leden van de technische commissie (m.u.v. de bankrekening)
  • Leden van de jeugdcommissie (m.u.v. de bankrekening)
  • Leden van de vrijwilligerscommissie (m.u.v. de bankrekening)
  • Leden van de communicatiecommissie (m.u.v. de bankrekening)

Trainers en coaches krijgen beschikking over namen, geslacht, pasfoto, geboortedatum, telefoonnummers, mailadressen en bondsnummers van de betreffende leden.

We bewaren de persoonsgegevens in principe digitaal. Uitdraaien van gegevens (bijvoorbeeld een excel-sheet) worden beveiligd met een wachtwoord dat alleen onder de bovengenoemde personen wordt bekend gemaakt. Zij moeten allen een geheimhoudingsverklaring tekenen.

Vragen
Heeft u na het lezen vragen of opmerkingen over ons privacy beleid, dan kunt u deze richten aan secretaris@volevo.nl.

Meldpunt kwetsbaarheden
Bent u deskundig en ontdekt u een kwetsbaarheid in onze systemen of overtreding van hetgeen we zelf hebben bepaald? Aarzel dan niet om dat te melden via secretaris@volevo.nl of bij spoed door één van de bestuursleden te bellen. Zo kunnen we samen de veiligheid van de persoonsgegevens van onze (ex-)leden zo goed mogelijk garanderen.

Wijzigingen
VOLEVO behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in het beleid bescherming persoonsgegevens. Indien VOLEVO een belangrijke wijziging doorvoert, die gevolgen heeft voor de wijze waarop VOLEVO uw persoonsgegevens verwerkt, dan zullen wij dit kenbaar maken via deze website, een berichtgeving op onze ledenvergadering, website, social media of eventueel in een nieuwsbrief.